Importancia del Tono de Voz Utilizado en una Llamada Telefónica

El tono de voz es un factor no verbal que está involucrado en las conversaciones telefónicas o comunicaciones que puede cambiar o alterar ligeramente el significado de los mensajes verbales. Por lo tanto, es necesario prestar más atención a ella, junto con lo que se está diciendo verbalmente para evitar ser mal interpretado. En un entorno de negocios, el tono de su voz puede descender a ser el elemento más importante que hace que todo el proceso sea efectivo - o no.

Eficacia del Tono de Voz en la Llamada Telefónica

Elementos cruciales para lograr una conversación de teléfono eficaz:

Cuando usted está hablando por teléfono con alguien, usted está formando sus propias conclusiones acerca de la persona que está en el otro lado de la línea, incluso cuando ni siquiera se han conocido antes. De acuerdo con investigaciones realizadas por expertos de la comunicación, sólo el 7 por ciento de la comunicación hablada se ha comprendido. Mientras tanto, otro 38 por ciento de todo el proceso de la comunicación se basa en el tono de voz o en la forma en que se entregan las palabras habladas. Y, por último, el 55 por ciento restante se asigna al lenguaje corporal y la expresión hecha en la cara de la persona.

Puesto que este último no se aplica durante una conversación telefónica, el segundo elemento - el tono de voz - es más importante aquí, que las palabras reales que son habladas. Por lo tanto, la persona que llama, tiene que depender de ese factor para reforzar la comunicación hablada. La próxima vez que hable con alguien por teléfono, ponga más atención a cómo transmitir los mensajes verbales, para asegurarse de que se está recibiendo su punto de vista.

Factores que afectan el tono de la voz:

Para entender mejor cómo se puede lograr el tono de voz adecuado durante una conversación telefónica, hay algunos factores que debe tener en cuenta. Esto es muy importante para una organización empresarial como parte de su ética de comunicación de negocios, ya que también puede producir un impacto positivo o negativo en su reputación cuando se trata con los clientes.

Éstos son algunos de los factores que hay que prestar especial atención al hablar por teléfono:

- El tono de la voz de quien llama por teléfono afecta en gran medida el tono de la conversación. Por ejemplo, una voz monótona puede provocar falta de interés en una conversación o falta de voluntad para prestar atención a lo que se dice.

- El volumen de la voz de uno sobre el teléfono puede enviar varios mensajes, ya sea de confianza, el compromiso con los clientes (para las organizaciones empresariales), y la voluntad de cooperar con la persona que está al otro lado de la línea.

- La forma en que una persona hace hincapié en ciertas palabras durante una conversación telefónica ayuda a resaltar áreas específicas de la conversación y hace que uno se dé cuenta de la importancia de este proceso de comunicación.

- La forma en que una persona habla por teléfono puede indicar mucho sobre el entusiasmo expresado hacia su interlocutor, que a menudo puede ser el resultado de los factores mencionados anteriormente.

Importancia de usar un tono adecuado de voz:

Cómo se ha señalado anteriormente en repetidas ocasiones, utilizar el tono de voz adecuado es un problema grave a la hora de abordar la etiqueta adecuada durante la comunicación telefónica. Si va a realizar llamadas telefónicas por razones de negocios, entonces lo menos que te gustaría es provocar una sensación de indiferencia, enfado, impaciencia y falta de interés. Incluso la más mínima inflexión de su voz o inyectiva utilizada puede transmitir diferentes significados a la persona que está en el otro extremo del teléfono.

La ausencia de contacto físico durante esta forma de comunicación dará lugar a la persona a confiar o desconfiar en el tono de voz de su interlocutor, además del significado de las palabras habladas, que determinarán lo que realmente se está comunicando. Y para los clientes que hablan al representante de una organización empresarial, podría implicar la disposición de la organización a hacer frente a las necesidades del consumidor.

Atención al Cliente

Traducido y reeditado por: Pedro Pagavino